Automatyzacja obiegu dokumentów

Cyfrowy przepływ dokumentów w firmie

Tło i Wyzwanie

Salon medycyny estetycznej, oferujący zabiegi takie jak mezoterapia, botoks czy laserowe usuwanie przebarwień, borykał się z problemami związanymi z manualnym obiegiem dokumentów. W ramach tradycyjnego procesu każda usługa wymagała uzupełnienia licznych dokumentów, w tym zgód na zabiegi, ankiet zdrowotnych czy umów. Brak cyfrowego przepływu dokumentów w firmie generował następujące trudności:

• Pracochłonność procesu: Dokumenty były ręcznie przygotowywane, drukowane, podpisywane na miejscu i skanowane do archiwum.

• Opóźnienia w obsłudze: W godzinach szczytu wydłużały się czasy oczekiwania klientów.

• Ryzyko błędów: Manualne wprowadzanie danych zwiększało prawdopodobieństwo pomyłek.

Celem było wdrożenie systemu cyfrowego obiegu dokumentów, który zoptymalizowałby przepływ dokumentów w firmie, zwiększył efektywność operacyjną i pozwolił zespołowi skupić się na budowaniu relacji z klientami, zamiast tracić czas na rutynowe zadania administracyjne.

Rozwiązanie

Dzięki wdrożeniu automatyzacji, proces obsługi dokumentów został zdigitalizowany:

• Airtable:
  Klient podczas rezerwacji wizyty online lub na miejscu wypełnia formularz, który automatycznie tworzy nowy rekord w Airtable. Formularz zawiera niezbędne dane, takie jak imię, nazwisko, rodzaj zabiegu i datę wizyty.

• DocuSign:
  Na podstawie danych wprowadzonych do Airtable, automatycznie generowany jest dokument zgody na zabieg w DocuSign. Klient otrzymuje e-mail z prośbą o podpisanie dokumentu online przed wizytą lub na miejscu.

• Google Drive:
  Po podpisaniu dokument jest automatycznie zapisywany w Google Drive w folderze przypisanym do danego klienta. Pracownicy mają natychmiastowy dostęp do kompletnych i uporządkowanych dokumentów.

Efekty i Korzyści

• Skrócony czas obsługi: Cały proces przygotowania i archiwizacji dokumentów został skrócony z kilkunastu minut do kilku sekund.

• Profesjonalizm: Klienci są pod wrażeniem nowoczesnych rozwiązań, takich jak podpisywanie dokumentów elektronicznie, co buduje pozytywny wizerunek salonu.

• Porządek w dokumentacji: Automatyczne archiwizowanie w Google Drive eliminuje problem zagubionych lub nieczytelnych dokumentów papierowych.

• Oszczędność papieru i kosztów druku: Dzięki digitalizacji salon zmniejszył zużycie papieru, przyczyniając się do ochrony środowiska.

• Zwiększona zgodność z RODO: Elektroniczne przechowywanie dokumentów w Google Drive z odpowiednimi zabezpieczeniami spełnia wymogi ochrony danych osobowych.

Podsumowanie

Dzięki wdrożeniu automatyzacji salonie nie tylko usprawnił swoje procesy administracyjne, ale również podniósł standard obsługi klienta. Nowoczesne rozwiązania takie jak DocuSign i Airtable stały się istotnym elementem wyróżniającym firmę na tle konkurencji, co przełożyło się na większe zadowolenie klientów oraz wzrost liczby rezerwacji.

Automatyzacja pozwoliła zespołowi skupić się na tym, co najważniejsze – dostarczaniu najwyższej jakości usług.

Elektroniczny obieg dokumentów w firmie umożliwia szybki i precyzyjny przepływ informacji, minimalizując ryzyko błędów wynikających z ręcznej obsługi dokumentów. Dzięki zastosowaniu inteligentnych narzędzi, takich jak automatyczne wypełnianie i archiwizacja, cyfrowy obieg dokumentów wspiera firmy w skuteczniejszej obsłudze klientów oraz w oszczędności czasu, który można przeznaczyć na rozwój biznesu.

Automatyzacja procesów w Home Systems, wdrożona przez Loop Up, była prawdziwą rewolucją. Dzięki integracji narzędzi i optymalizacji przepływu danych w naszej firmie znacząco zwiększyliśmy efektywność działań, redukując jednocześnie ryzyko błędów. Profesjonalizm i elastyczne podejście zespołu Loop Up sprawiły, że wdrożenie przebiegło sprawnie i w pełni spełniło nasze oczekiwania. Polecam ich każdemu, kto szuka praktycznych i skutecznych rozwiązań dla swojego biznesu

Marek Janiszewski

Dzięki usługom automatyzacji zaoszczędziliśmy setki godzin pracy w naszym dziale sprzedaży. Proces generowania leadów i obsługi klientów został w pełni zoptymalizowany, co pozwoliło naszym pracownikom skupić się na bardziej kreatywnych zadaniach. Zespół Loop Up doskonale zrozumiał potrzeby jakie mieliśmy w w Greengrowth i zaprojektował rozwiązania dopasowane do naszej działalności. Zdecydowanie polecam.

Artur Wyszomirski

Kierownik Sprzedaży

Dyrektor Operacyjny

Skontaktuj się z nami

Skontaktuj się z nami już dziś, aby zapytać o rozwiązania do automatyzacji dokumentów dla Twojej firmy. Nie trać czasu na rzeczy, które mogą być wykonane automatycznie.